Lyyander_Edu: MAKALAH ORGANISASI PERKANTORAN DAN MANAJEMN ARSIP

ORGANISASI PERKANTORAN DAN MANAJEMN ARSIP

Makalah diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah

MANAJEMEN PERKANTORAN

Dosen Pengampu:

H. Pratama SBK, M.Pd

Oleh:

Ainiyatur Rohmah

Siti maunah

Wardatus Sholeha

Moh. Amin Arifyanto

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM AL FITHRAH

SURABAYA

2021-2022

BAB I

PENDAHULUAN

a. LATAR BELAKANG

Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif, Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.

Pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahauan sangat dibutuhkan dalam suatu unit pengelolaan kearsipan. Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya, namun pada kenyatannya sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam menunjang efektifitas suatu pekerjaan. Sebagai faktor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik dan juga harus diakui bahwa sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor yang belum manunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehingga proses kegiatan administrasinya kurang begitu lancar dan parahnya, ini tidak dijadikan sebagai hal yang penting untuk dibenahi.

b. RUMUSAN MASALAH

1. Pengertian Organisasi Kantor?

2. Asas - Asas Organisasi?

3. Kualifikasi Pemimpin Kantor Yang Baik?

4. Kualifiasi Staf Kantor Yang Baik?

5. Kesekretariatan?

6. Peran Dan Fungsi - Fungsi Manajemen Perkantoran Serta Peranan Arsip Dalam Kehidupan Organisasi ( Nilai Guna Arsip)?

7. Golongan dan Umur Arsip?

8. Penyimpanan Arsip?

9. Pengelolaan Arsip Elektronik?

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Organisasi Kantor

Organisasi kantor adalah suatu wadah dimana dua orang atau lebih yang memiliki pemikiran dan tujuan yang sama untuk kemudian bekerja sama untuk mencapai tujuan mereka, sedangkan Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengadilan kegiatan informasi-informasi menyangkut organisasi juga harus melalui kantor. Organisasi itu sendiri dibentuk oleh orang-orang dengan tujuan tertentu yang dapat dipetik hasilnya secara bersama-sama.

B. Asas - Asas Organisasi

Pengertian Asas Organisasi

Asas organisasi adalah dasar pergerakan dalam melakukan kegiatan organisasi. Asas organisasi sering disebut sebagai pijakan dari pola pikir dan tindakan dalam organisasi. Setiap organisasi berdiri diatas asas utama untuk menentukan seperti apa organisasi itu akan bekerja.

Kurangnya pemahaman anggota terhadap asas organisasi akan membawa dampak yang buruk bagi kinerja dan perkembangan organisasi. Setiap anggota diwajibkan untuk selalu berpikir dan bertindak sesuai asas organisasi yang sudah disepakati bersama.

Dalam konteks organisasi ekonomi atau bisnis (perusahaan), sangat diperlukan asas yang jelas dan bisa dipahami semua anggota yang terlibat. Hal ini diperlukan agar semua kegiatan, termasuk kegiatan manajemen organisasi, selalu berada dalam jalur yang sudah ditetapkan.

Macam-Macam Asas Organisasi

Ada banyak macam asas organisasi yang bisa kita gunakan untuk melandasi dan membuat sistem organisasi lebih tertata rapi. Beberapa macam asas organisasi adalah sebagai berikut:

a. Asas tujuan

b. Asas the right person on the right place

c. Asas pembagian kerja

d. Asas pendelegasian wewenang

e. Asas kerja sama

f. Asas koordinasi

g. Asas system

h. Asas ekonomi atau efektivitas dan efisiensi

i. Asas pengendalian atau control

j. Asas tanggung jawab

C. Kualifikasi Pemimpin Kantor Yang Baik

Menjadi seorang pemimpin adalah impian banyak orang, kita mungkin termasuk salah satunya. Setiap orang pun sejatinya mampu untuk bisa menjadi seorang pemimpin. Sayangnya, tidak semua orang bisa benar-benar jadi pemimpin.

Pada kenyataannya, menjadi seorang pemimpin yang baik itu tidak hanya sekadar tekad yang tinggi. Lebih jauh lagi, seorang pemimpin sejati haruslah didukung sejumlah kriteria tertentu yang didapat dari proses yang panjang dan konsisten.

Para calon pemimpin masa depan, wajib memiliki kriteria berikut:

1. Punya Manajemen yang Baik untuk Diri Sendiri Terlebih Dahulu

Kriteria pertama dari yang harus Anda punya untuk bisa menjadi seorang pemimpin baik adalah bisa mengatur diri sendiri dengan baik. Ya, sebelum bisa memimpin orang lain, tentunya Anda harus bisa memimpin diri Anda sendiri terlebih dahulu, bukan?

Jika untuk memimpin diri sendiri saja sudah gagal, bagaimana memimpin dan mengatur orang lain? Aturlah berbagai aspek fundamental dalam diri Anda, mulai dari waktu, perhatian, hingga emosi diri.

Secara paralel, cari tahu terus apa yang jadi kekuatan, kelemahan, dan potensi yang Anda punya. Dengan begitu, timbul harmoni dalam diri Anda, yang mana tentunya akan sangat berdampak positif bagi upaya untuk sampai di predikat ‘pemimpin ideal’.

2. Punya Strategi dalam Bertindak

Setelah manajemen diri, kriteria selanjutnya yang wajib dimiliki oleh seorang pemimpin ialah segala tindak tanduknya harus disusun dengan baik dan penuh strategi. Sebagai leader, semua keputusan tentunya berada di tangan Anda.

Baik atau buruknya langkah Anda dan tim Anda ke depannya bergantung pada decision yang Anda ambil. Oleh karena itu, seorang pemimpin ideal haruslah cerdas dalam menentukan strategi terbaik yang nantinya mampu memberikan hasil sesuai ekspektasi.

Jangan pernah terburu-buru dalam mengambil suatu keputusan karena biasanya hal tersebut malah merugikan Anda dan tim nantinya.

3. Mampu Berkomunikasi dengan Baik dan Efektif

Kita semua setuju bahwa komunikasi itu peranannya sangat fundamental di seluruh aspek kehidupan. Mulai dari lingkungan keluarga sampai lingkungan pekerjaan, komunikasi yang baik tentu akan menjadikan semua aspe tersebut dapat berjalan sebagaimana mustinya.

Seorang pemimpin yang baik, tentunya menyadari akan pentingnya komunikasi. Dan bukan hanya soal komunikasi itu sendiri, namun ia juga tahu bagaimaa menciptakan suatu pola komunikasi yang efektif. Artinya, kapan harus berbicara dan kapan harus mendengarkan.

Komunikasi yang baik itu sendiri harus menjalar di semua aspek, yakni komunikasi langsung ke tim yang bersangkutan, departemen atau staf lain, hingga ke komunikasi virtual seperti e-mail dan media sosial.

4. Tidak Lepas Tangan, Tapi Bisa Bertanggung Jawab

Nah, ini dia kriteria pemimpin ideal yang tak kalah pentingnya. Namanya seorang leader, tentunya Anda akan memikul tugas dan tanggung jawab yang berat jika ingin berhasil. Oleh karenanya, apapun yang akan terjadi di depan nanti, dengan segala risiko, jadilah pemimpin yang berani untuk bertanggung jawab.

5. Punya Tujuan yang Jelas dan Konsisten untuk Mencapainya

Sebuah kesalahan besar jika kita berpikir untuk melangkah tanpa memiliki tujuan yang jelas. Kendati situasi dan kondisi cenderung dinamis, namun sudah memiliki tujuan jelas di awal akan membuat kita selalu fokus dan berusaha untuk mencari penyelesaian manakala sedang terjebak di suatu masalah yang menghambat.

Pun demikian ketika di tengah perjalanan, ada sapuan ‘angin’ yang membuat kita sedikit goyah, dengan menerapkan pola pikir seperti ini, maka kita telah memenuhi kriteria seorang pemimpin yang baik.

D. Kualifiasi Staf Kantor Yang Baik

Menjadi staf administrasi juga memiliki kualifikasi tertentu, biasanya perusahaan akan menemukan seseorang yang memiliki nilai plus bukan hanya kecerdasannya melainkan hal-hal lain yang mendukungnya. Jika Anda berniat untuk menduduki posisi ini, maka harus ada keterampilan yang dimiliki agar bisa bekerja dengan maksimal. Keterampilan-keterampilan yang harus dimiliki antara lain:

a. Memiliki Sikap Tenang dan Cermat

Keterampilan yang harus dimiliki staf administrasi adalah bisa bekerja dengan cermat dan tenang ketika bekerja di bawah tekanan. Hal ini perlu dilakukan mengingat, hasil pekerjaanya akan langsung dipertanggung jawabkan atau diberikan kepada atasannya langsung yang biasanya sangat berpengaruh di perusahaan tersebut.

b. Pintar Berkomunikasi Dengan Banyak Orang

Mengingat bagian administrasi biasanya akan bekerja dengan banyak divisi, seorang administrasi harus memiliki kegiatan belajar dalam berkomunikasi dengan berbagai karakter orang. Hal tersebut penting agar pekerjaan bisa berjalan dengan baik.

c. Memahami Seluk Beluk Perusahaan Dengan Baik

Seorang bagian administrasi yang diperlukan memiliki pengetahuan mendalam tentang perusahaan tempat ia bekerja. Hal itu karena bagian administrasi biasanya menjadi pusat informasi tentang hal apa saja yang menyangkut perusahaan.

d. Menjadi Seorang yang Teliti

Seorang staf administrasi untuk dapat menjadi orang teliti, harus mengingat pekerjaan yang berkenaan dengan mengorganisir dan merekap data hingga menyusun agenda kerja yang ada di perusahaan.

e. Mampu Bekerjasama dengan Tim

Seorang staf administrasi akan selalu bekerja dengan orang lain dan dengan beragam sifat serta karakter yang ditulis. Maka dari itu, dari sikap yang berbeda-beda tersebut diharapkan staff administrasi bisa bekerja sama dengan para tim nya.

E. Kesekretariatan

a. Pengertian Umum Kesekretariatan

Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktifitas yang dilakukan oleh sekretariat.

Sementara sekretariat adalah organisasi yang tugas pokoknya melaksanakan berbagai kerja katatausahaan.

Menurut webters third new international dictionary (1982) Sekretariat adalah:

a) Kantor seorang sekretaris

b) Suatu kelompok pekerja sekretaris

Kemudian moekijat memberikan pengertian bahwa sekretariat pada mulanya sekadar merupakan tempat seorang sekretaris bertugas. Kemudian mengalami perkembangan sekretariat merupakan suatu organisasi tempat sekretaris melakukan tugas dalam bidang tata keterangan, tata warkat dan tata usaha. Dan pada akhrinya sekretariat adalah organisasi tempat sekretaris beserta pembantunya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan administrasi.

Dari definisi kesekretariatan, maka kesekretariatan mencakup 3 maksud (arti):

1. Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris

2. Kelompok sekretaris atau pegawai yang tugas pokoknya melakukan kegiatan tata usaha

3. Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk menunjang tercapainya tujuan organisasi

b. Macam-macam Sekretariat

Tiga macam bentuk sekratariat

1) Sekretariat yang hanya ditangani oleh satu orang sekretaris

2) Sekretariat yang ditangani oleh beberapa sekretaris

3) Sekretariat sebagai bagian dari suatu organisasi

c. Peranan Sekretariat adalah

Melakukan aktifitas penunjang terhadap satuan organisas lain, guna memperlancar aktifitas pokoknya, dalam rangka mencapai tujuan organisasi

Menurut The Liang Gie didalam bukunya Administrasi perkantoran modern, menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan atktifitas penunjang adalah Segenap rangkaian aktifitas yang terdiri dari:

1. Menghimpun

2. Mencatat

3. Mengolah

4. Menggandakan

5. Mngirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam suatu organisasi

F. Peran Dan Fungsi - Fungsi Manajemen Perkantoran Serta Peranan Arsip Dalam Kehidupan Organisasi ( Nilai Guna Arsip)

Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas ketatausahaan dari suatu kantor untuk mencapai tujuan dengan cara seefisien mungkin yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor disebut dengan manajemen perkantoran.

Ada beberapa fungsi dalam manajemen perkantoran. Pertama, fungsi perencanaan atau planning, yaitu fungsi yang akan digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jadi, dalam fungsi perencanaan, manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.

Kedua, fungsi pengorganisasian (organizing) yang dapat mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Fungsi ini penting, karena dapat membantu mewujudkan lima hal utama dalam organisasi perkantoran. Yakni, struktur organisasi, deskripsi tugas setiap bidang atau bagian, pembagian wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi, memperlihatkan antar tugas setiap unit organisasi, serta kekuatan sumber daya manusia dan materil.

Selanjutnya, fungsi pengarahan (commanding) yang berhubungan dengan usaha pemberian bimbingan, saran, perintah atau instruksi pada bawahan dalam menjalankan tugas, sehingga dapat dijalankan dengan baik dan mengarah pada tujuan yang disepakati di awal.

Terakhir, fungsi pengawasan (controling) yang diperlukan untuk menjaga agar semua kegiatan tidak melenceng, serta efektivitas penggunaan sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana semula dan tujuan organisasi dapat terwujud.

Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi. Nilai guna arsip ini merupakan dasar penentuan jadwal retensi bagi masing-masing dokumen berdasarkan nomor serinya. Ditinjau dari kepentingan organisasi, nilai guna arsip dibagi menjadi 2 (dua), yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

Nilai Guna Primer, yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan lembaga pencipta arsip. Ada beberapa nilai guna primer bagi suatu organisasi, antara lain:

a. Nilai guna administratif, yaitu dokumen inaktif yang digunakan dalam menentukan policy organisasi memiliki nilai guna administratif. Dokumen semacam itu meliputi bagan organisasi, pernyataan visi dan misi, serta tata tertib yang mengatur operasional organisasi. Dari sini akan dapat diketahui perkembangan organisatoris sebuah organisasi yang berguna bagi pemakai di masa mendatang.

b. Nilai guna fiskal, berupa nilai guna dokumen yang menyangkut penggunaan uang untuk keperluan audit atau operasional, data yang diperlukan untuk menyusun laporan tahunan atau menyesuaikan pengisian pajak organisasi, berkas transaksi seperti penjualan dan pembelian, laporan keuangan, dan ringkasan transaksi keuangan.

c. Nilai guna hukum, berupa nilai guna dokumen bagi organisasi menyangkut kepentingan hukum. Dokumen yang berkaitang dengan kepemilikan, persetujuan, transaksi, kontrak, bukti menyelesaikan tugas sesuai dengan persyarataan hukum, pelaksanaan standar keselamatan kerja, atau dampak analisis lingkungan merupakan bentuk dokumen yang ada karena nilai guna hukum.

d. Nilai guna historis, berupa nilai dokumen yang disimpan bukan karena kepentingan bisnis, melainkan karena kepentingan historis yang merekam sebuah peristiwa yang bertautan dengan suatu kegiatan. Nilai historis sebuah dokumen dikaitkan pula dengan nilai dokumen pada masa mendatang bagi para pengguna internal menyangkut organisasi. Surat yang ditandatangani oleh pahlawan nasional sering kali memiliki nilai historis dengan tidak memandang isinya.

Nilai Guna Sekunder, merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum di luar lembaga pencipta arsip. Biasanya arsip atau dokumen ini digunakan sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban sosial. Ada dua nilai guna yang ada didalamnya.

a. Nilai guna kebuktian, mengenai bagaimana organisasi atau perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan fungsi dan kegiatannya.

b. Nilai guna informasional, menyangkut informasi untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptanya. Informasi yang digunakan merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah, dan sejenisnya.

G. Golongan dan Umur Arsip

Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

1. Arsip dinamis. Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:

a. Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja

b. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun

c. Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari

2. Arsip statis, merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.

Berdasarkan sifat kepentingan arsip, arsip dibedakan menjadi 4 macam yaitu arsip vital, arsip penting, arsip berguna dan arsip tidak berguna.

a) Arsip vital

Arsip vital ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis sehingga tidak dapat dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Misalnya akte pendirian perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah, Izin Mendirikan Bangunan (IMB), dan sebagainya.

b) Arsip penting

Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang relatif tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 5 tahun dan di arsip inaktif selama 25 tahun.

c) Arsip berguna

Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 2 tahun dan disimpan di arsip inaktif selama 25 tahun. Misalnya, surat pesanan, neraca dan laporan tahunan.

d) Arsip tidak berguna

Arsip ini dapat dimusnahkan seusai pakai untuk sementara waktu. Arsip ini disimpan paling lama selama 3 bulan di arsip aktif. Misalnya, surat undangan rapat dan pengumuman.

H. Penyimpanan Arsip

Setidaknya terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip (system filing), yaitu penyimpanan arsip sistem abjad, penyimpanan arsip sistem tanggal, penyimpanan arsip sistem wilayah, penyimpanan arsip sistem subjek/pokok masalah dan penyimpanan arsip sistem nomor.

1. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System

Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangakutan, Nama dapat terdiri dari 2 jenis, yaitu nama orang (nama lengkap dan nama tunggal) dan nama badan (nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi).

Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad

a. Paham peraturan indeks

b. Menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu

c. Menyiapkan peralatan arsip

2. Sistem Nomor/Numerical Filling System

Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu)

Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad

a. Menyusun pola klasifikasiarsip

b. Menyiapkan peralatan arsip

3. Sistem Tanggal/Chronological Filling System

Sistem ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan pertahun berdasarkan keperluan.

Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad

a. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun

b. Menyiapkan peralatan arsip

4. Sistem Wilayah/Geographical Filling System

Sistem wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

5. Sistem Subjek/ Subjectical Filling System

Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek benotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).

I. Pengelolaan Arsip Elektronik

Arsip elektronik diakui sebagai alat bukti hukum yang sah, sejak diberlakukannya Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Dalam pasal 5 ayat (1) disebutkan “Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah”, selanjutnya pasal 5 ayat (2) “Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetakannya sebagaimana dimaksud pada pasal 5 ayat (1) merupakan perluasan dan alat bukti yang sah sesuai dengan hukum acara yang berlaku di Indonesia”. Dengan berlakunya undang-undang tentang Informasi dan Transaksi Elektronik tersebut maka arsip elektronik harus diperhatikan dan dikelola dengan baik dalam kegiatan administrasi setiap instansi baik instansi pemerintah maupun swasta, sehingga produk administrasi berupa arsip elektronik dapat dipertanggung jawabkan keberadaannya dan dapat memperlancar system administrasi sebuah instansi.

Sebagaimana arsip cetak, Pengelolaan arsip elektonik juga membutuhkan berbagai macam peralatan. Peralatan yang digunakan untuk mengelola arsip elektronik berupa perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Hardware merupakan peralatan fisik dari komputer yang dapat kita lihat dan rasakan, sedangkan software merupakan program-program komputer yang berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang dikehendaki. Beberapa software terkenal yang dapat digunakan untuk mengelola arsip elektronik antara lain: E-Filling, SiMARDi, SIPAS, dll. Sedangkan hardware yang digunakan dalam mengelola arsip elektronik antara lain:

1) Komputer/Laptop

2) Print Scanner

3) Media Penyimpanan (Harddisk, Flashdisk, MMC, CD)

Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan arsip cetak. Menurut Read & Ginn siklus pengelolaan arsip elektronik terdiri dari: creation and storage, distribution and use, maintenance, dan disposition.

Letak perbedaan antara siklus arsip cetak dan arsip elektronik terdapat pada proses penciptaan dan penyimpanan yang berlangsung dalam satu tahap, serta proses distribusi dan penggunaan juga berjalan dalam satu tahap, sedangkan pengelolaan arsip cetak, masing-masing tahap berdiri sendiri sebagai suatu proses kegiatan. Dengan demikian pengelolaan arsip secara elektronik lebih bersifat efisien. Pengelolaan arsip elektronik berdasarkan siklus di atas dapat dijelaskan sebagaimana berikut :

a) Penciptaan dan Penyimpanan

Dalam mengelola arsip elektronik, penciptaan dan penyimpanan dapat dilakukan dalam satu tahap. Arsip elektronik yang dibuat dari awal menggunakan teknologi komputer dapat secara langsung diintegrasikan kedalam sistem pengelolaan arsip elektronik, namun untuk arsip yang merupakan hasil digitalisasi maka perlu dialih mediakan. Menurut Sukoco Badri dalam Saifudin, Metode yang digunakan dalam mengalih mediakan dokumen antara lain:

1) Scanning

Alih media dengan menggunakan scanning atau memindai dokumen yang akan menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer. Proses scanning dapat dilakukan dengan mengunkan media print scanner. Dengan men-scan dokumen/arsip cetak maka akan didapatkan hasil berupa file digital dalam format gambar untuk selanjutnya dapat disimpan dan diolah di dalam komputer.

2) Conversion

Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi. Mengkonversi dokumen dapat dilakukan dengan komputer, misalnya mengubah dokumen microsoft word menjadi sebuah gambar dengan format jpg/png, atau menkonversi kedalam bentuk dokumen pdf dan atau sebaliknya kemudian disimpan pada sistem komputerisasi.

3) Importing

Metode ini memindahkan data secara elektronik seperti dokumen office (e-mail), grafik atau data video ke dalam system pengarsipan dokumen elektronik. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag and drop ke sistem dan tetap menggunakan format data.Data juga dapat dipindahkan dengan melakukan copy paste kedalam sistem dengan tetap menggunakan format data aslinya. Setelah arsip elektronik diciptakan atau proses arsip cetak telah di digitalkan dan dimasukkan kedalam system penyimpanan, maka harus dipastikan arsip tersebut disimpan secara benar. Sistem penyimpanan yang dilakukan harus mempertimbangkan perubahan teknologi baik hardware maupun software. Selain itu media penyimpanan arsip elektronik harus support dengan system hardware maupun software, agar file dapat terus dibaca meskipun dipindah ke hadware dan software terbaru. Salah satu hal terpenting yang harus dipertimbangkan dalam menyimpan arsip elektonik adalah sistem back-up, karena arsip elektronik rentan akan hilang oleh karena virus ataupun kerusakan system hardware maupun software. Untuk menghindari ancaman kehilangan arsip elektronik dapat dilakukan dengan mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat salinan (copy) kedalam berbagai media, atau bisa juga menyimpannya kedalam penyimpanan data online. Penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu:

i. Online (terkoneksi)

Penyimpanan online ini merupakan media terbaru dalam teknologi informasi yang berfungsi untuk menyimpan file-file digital. Media ini dapat dimanfaatkan untuk men-backup arsip elektronik yang sewaktu-waktu dapat di unduh ketika dibutuhkan. Sampai saat ini setidaknya ada lima penyimpanan data online yang dapat diakses secara gratis yaitu google drive, skydrive, dropbox, box, mediafire. Bahkan mediafire menyediakan 50 GB data penyimpanan secara gratis untuk satu akun.

ii. Offline (terputus)

Penyimpanan offline dapat dilakukan dengan memanfaatkan media penyimpanan magnetik dan optik seperti hard disk, digital audio tape, vidio tape, compact disc (CD), digital versatile disc (dvd), dan lain sebagainya. Hard disk yang memiliki kapasitas 2 TB (terabyte) apabila digunakan untuk menyimpan file gambar yang berukuran rata-rata 5 MB (megabyte) maka akan dapat menampung sekitar 400.000 gambar. Contoh lain adalah 1 CDRW berkapasitas 700 MB dapat menyimpan dokumen dalam bentuk teks PDF sebanyak ± 7000 lembar apabila kapasitas rata-rata 1 lembar dokumen 100 KB atau ±700 foto format JPEG apabila kapasitas rata-rata 1 foto 1 Mb. Artinya bahwa penyimpanan arsip elektronik jelas lebih efisien dibanding penyimpanan arsip cetak.

iii. Nearline (semi terkoneksi)

Model penyimpanan nearline (semi terkoneksi) cocok digunakan untuk menyimpan arsip elektonik yang bersifat dinamis inaktif, yaitu arsip elektonik yang masih digunakan sebagai administrasi harian namun frekuensi penggunaanya sudah mulai berkurang. Media yang tepat untuk menyimpan arsip elektonik tersebut adalah hardisk eksternal dan flasdisk. Kedua media penyimpanan tersebut mudah dibawa kemana-mana dan tanpa harus dihubungkan secara online untuk mengakses dokumen di dalamnya.

b) Distribusi dan Penggunaan

Pendistribusian dan penggunaan arsip elektronik juga dapat dilakukan dalam satu tahap/siklus. Contoh pendistribusian arsip elektronik yang dilakukan dengan memanfaatkan media elektronik adalah mikrofilm. Mikrofilm adalah alat untuk memproses fotografi, cara kerja media tersebut adalah dengan merekam dokumen/arsip dalam bentuk film dengan ukuran yang diperkecil, bertujuan untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Manfaatutama penggunaan media Mikrofilm tersebut adalah untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional seharihari dan penyelamatan (pengawetan/penyimpanan) dan nilai guna microfilm adalah sama dengan nilai arsip/dokumen asli.

c) Pemeliharaan

Arsip elektronik tergolong jenis arsip baru dan banyak digunakan oleh beberapa instansi untuk proses administrasi sehari-hari. Mengingat bentuk arsip elektronik yang berbeda jauh berbeda dengan arsip cetak maka pemeliharaanya juga harus berbeda. Pemeliharaan arsip elektronik dapat berupa pengamanan arsip elektronik itu sendiri, pemeliharaan media penyimpanan, sistem pengelolaannya dan perangkat untuk pengelolaan arsip tersebut. Kegiatan pengamanan informasi dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:

1) Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaa informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak. Penegelola arsip elektronik dapat memproteksi dengan mengunci arsip elektronik vital. Arsip vital adalah arsip yang dianggap penting bagi kegiatan badan korporasi. Pemroteksian ini bertujuan untuk menghindari penyalahgunaan dan pengerusakan arsip elektronik.

2) Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware), dan melakukan penyesuaian terhadap perkembangan teknologi secara berkala.

3) Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan memastikan software dapat dijalankan pada teknologi terbaru. Pemeliharaan arsip elektronik harus dilakukan secara berkala agar fisik arsip tidak rusak. Karena jika fisik arsip rusak maka biasanya data yang berada di dalamfisik arsip elektronik pun ikut rusak pula. Beberapa cara yang dapat digunakan untuk menjaga fisik arsip elektronik antara lain:

i) Menggunakan perangkat keras (komputer, laptop, hardisk, flashdisk), dengan baik dan sesuai prosedur.

ii) Menggunakan software pengelolaan arsip yang asli (bukan bajakan).

iii) Membackup data/file secara berkala.

iv) Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.

d) Disposisi

Disposisi atau biasa disebut dengan persuratan merupakan kegiatan esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional, penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan. Proses pengelolaan surat masuk maupun surat keluar harus melampirkan lembar disposisi surat. Dalam proses entry data akan menghasilkan lembar pengantar, kartu kendali, dan lembar disposisi. Tipe Printer Dot Matrix yang digunakan untuk mencetak lembar pengantar, kartu kendali dan lembar disposisi setelah melakukan proses entry data surat masuk adalah EPSON LX-300 +II.

Pengelolaan tata persuratan elektronik baik surat masuk maupun surat keluar dapat diolah hanya dengan satu komputer. Operating system yang mendukung agar software tentang Aplikasi Tata Persuratan harus dapat berjalan dalam sistem komputer yang digunakan. Kapasitas hardisk dalam perangkat komputer harus memiliki resolusi yang cukup tinggi, seperti pada perangkat-perangkat komputer yang umum digunakan dalam kegiatan perkantoran yaitu kurang lebih sekitar 500 GB – 1 TB agar dapat menyimpan file hasil dari proces scanning. Selain peralatanperalatan tersebut diperlukan juga jaringan internet dan LAN guna mendukung pendistribusian surat.

Kelebihan dan Kekurangan Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi Informasi

Secara garis besar kelebihan pengelolaan arsip elektronik dibanding arsip manual/cetak adalah lebih efektif dan efisien. Artinya bahwa pengelolaan arsip elektonik dapat menghemat waktu, biaya bahkan tenaga. Adapun diantara kelebihan pengelolaan arsip elektonik antara lain:

i. Proses pencarian/temu balik dokumen lebih cepat, tanpa harus meninggalkan meja kerja.

ii. Kemungkinan file akan hilang sangat kecil, karena arsip elektronik hanya dapat dilihat di layar monitor atau dicetak tanpa dapat mengubahnya.

iii. Menghemat tempat penyimpanan karena menggunakan media penyimpanan elektonik.

iv. Kerusakan dokumen arsip elektronik dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.

v. Berbagi dokumen dapat dilakukan secara mudah dengan memanfaatkan teknologi internet dan LAN.

vi. Keamanan terjaga, karena arsip elektronik dapat di protect atau password sesuai keinginan pengelolanya, maka orang lain yang tidak mempunyai otoritas tidak dapat untuk mengaksesnya. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan cara memback-up data kedalam media penyimapanan yang compatible.

Sedangkan kekurangan pengelolaan arsip elektronik antara lain

a. Membutuhkan sumberdaya manusia yang berkompeten dibidang kearsipan dan teknologi Informasi.

b. Kemungkinan kerusakan file dapat terjadi setiap saat, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya file secara permanen kerena tidak sengaja.

c. Adanya kemungkinan untuk dimanipulasinya file apabila proteksi tidak kuat.

d. Terkadang media penyimpanan file tidak comfortable/support dengan teknologi informasi baru atau software pengelolaan arsip terbaru.

BAB III

KESIMPULAN

A. PENGERTIAN ORGANISASI KANTOR

Organisasi kantor adalah suatu wadah dimana dua orang atau lebih yang memiliki pemikiran dan tujuan yang sama untuk kemudian bekerja sama untuk mencapai tujuan mereka

B. ASAS - ASAS ORGANISASI

Pengertian Asas Organisasi

Asas organisasi adalah dasar pergerakan dalam melakukan kegiatan organisasi.

Asas organisasi sering disebut sebagai pijakan dari pola pikir dan tindakan dalam organisasi.

Setiap organisasi berdiri diatas asas utama untuk menentukan seperti apa organisasi itu akan bekerja.

C. KUALIFIKASI PEMIMPIN KANTOR YANG BAIK

Para calon pemimpin masa depan, wajib memiliki kriteria berikut:

1. Punya Manajemen yang Baik untuk Diri Sendiri Terlebih Dahulu

2. Punya Strategi dalam Bertindak

3. Mampu Berkomunikasi dengan Baik dan Efektif

4. Tidak Lepas Tangan, Tapi Bisa Bertanggung Jawab

5. Punya Tujuan yang Jelas dan Konsisten untuk Mencapainya

D. KUALIFIASI STAF KANTOR YANG BAIK

a) Memiliki Sikap Tenang dan Cermat

b) Pintar Berkomunikasi Dengan Banyak Orang

c) Memahami Seluk Beluk Perusahaan Dengan Baik

d) Menjadi Seorang yang Teliti

e) Mampu Bekerjasama dengan Tim

E. KESEKRETARIATAN

a. Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris

b. Kelompok sekretaris atau pegawai yang tugas pokoknya melakukan kegiatan tata usaha

c. Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk menunjang tercapainya tujuan organisasi

F. PERAN DAN FUNGSI - FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN

Fungsi perencanaan atau planning, yaitu fungsi yang akan digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Fungsi pengorganisasian (organizing) yang dapat mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

Fungsi pengarahan (commanding) yang berhubungan dengan usaha pemberian bimbingan, saran, perintah atau instruksi pada bawahan dalam menjalankan tugas.

Fungsi pengawasan (controling) yang diperlukan untuk menjaga agar semua kegiatan tidak melenceng, serta efektivitas penggunaan sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana semula dan tujuan organisasi dapat terwujud

Ditinjau dari kepentingan organisasi, nilai guna arsip dibagi menjadi 2 (dua)

• Nilai Guna Primer, yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan lembaga pencipta arsip. Ada beberapa nilai guna primer bagi suatu organisasi

• Nilai Guna Sekunder, merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum di luar lembaga pencipta arsip

G. GOLONGAN DAN UMUR ARSIP

a) Arsip vital

b) Arsip penting

c) Arsip berguna

d) Arsip tidak berguna

H. PENYIMPANAN ARSIP

a. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System

b. Sistem Nomor/Numerical Filling System

c. Sistem Tanggal/Chronological Filling System